Een werknemer die ziek uit dienst gaat: dat roept vaak vragen op. Wat moet je melden? Welke documenten zijn nodig? En hoe zit het met uitkeringen? In dit artikel lees je stap voor stap wat je als werkgever moet doen. Zo help je je werknemer én voldoe je aan je verplichtingen.

Ziek uit dienst binnen de eerste 2 ziektejaren

Wanneer een medewerker ziek uit dienst gaat vóórdat twee jaar ziekte zijn verstreken, gelden er specifieke regels. Je wilt niets over het hoofd zien - voor jezelf én voor je medewerker. Dit zijn de belangrijkste stappen.

1. Meld je medewerker ziek bij UWV

Een zieke medewerker moet zich altijd eerst bij jou als werkgever ziekmelden. Vervolgens meld je de werknemer ziek bij UWV. Dit doe je via het werkgeversportaal, op de laatste dag van het dienstverband.

Let op: meld je medewerker precies op tijd ziek. Een te vroege of te late melding kan ertoe leiden dat je een boete krijgt of dat UWV de ziekmelding niet in behandeling neemt.

2. Maak een re-integratieverslag

Is je medewerker 10 weken of langer ziek? Dan moet je een re-integratieverslag maken. Hierin staat wat jij en je medewerker hebben gedaan om terugkeer naar werk mogelijk te maken. UWV gebruikt dit verslag bij een Ziektewet-aanvraag of een eventuele WIA-aanvraag later. Je hoeft géén re-integratieverslag te maken als:

• het dienstverband stopt binnen 6 weken na de eerste ziektedag.
• je eigenrisicodrager bent voor de Ziektewet.
• je medewerker een fictief dienstverband heeft.

Soms is een verkort re-integratieverslag voldoende. Dit is een formulier. Je gebruikt dit als:

• het dienstverband stopt binnen 6 tot 10 weken na de eerste ziektedag.
• er geen re-integratieactiviteiten zijn geweest, omdat de bedrijfsarts of arbodienst verwachtte dat je medewerker binnen 3 maanden weer volledig hersteld zou zijn.

3. Vraag een Ziektewet-uitkering aan

Als je medewerker ziek uit dienst gaat, is er meestal recht op een uitkering: een Ziektewet-uitkering via UWV. Op het moment dat je jouw medewerker ziekmeldt bij UWV, vraag je automatisch de Ziektewet-uitkering aan. Oproep- of invalkrachten kunnen de Ziektewet-uitkering soms ook zelf aanvragen. Na de ziekmelding ontvangt je medewerker meestal binnen 4 weken een beslissing.

4. Geef wijzigingen door bij medewerkers met Ziektewet-uitkering

Ontvangt je medewerker al een Ziektewet-uitkering? Geef dan via een formulier aan UWV door dat het dienstverband stopt. Vanaf dat moment is UWV verantwoordelijk voor de re-integratie.

Ziek uit dienst en een nieuwe werkgever

Is je medewerker ziek uit dienst gegaan, van baan veranderd en nog steeds ziek op de eerste werkdag bij de nieuwe werkgever? Dan is de nieuwe werkgever verantwoordelijk voor de re-integratie en de loondoorbetaling. De nieuwe werkgever mag wel het contract met de zieke medewerker opzeggen tijdens de proeftijd. In dat geval wordt UWV verantwoordelijk voor de re-integratie.

Ziek uit dienst na 2 jaar ziekte (arbeidsongeschiktheid)

Is je medewerker langer dan 2 jaar ziek? Dan verandert de situatie. Je medewerker kan recht hebben op een WIA-uitkering en je mag in sommige gevallen ontslag aanvragen.

WIA-aanvraag

Na 88 weken ziekte start het WIA-aanvraagproces. Je medewerker vraagt de uitkering aan bij UWV. Jij levert als werkgever het re-integratieverslag aan. Meer weten over de WIA? Lees het artikel ‘WIA uitgelegd’.

Mag je een zieke medewerker ontslaan

Tijdens de eerste 2 ziektejaren geldt een opzegverbod. Je mag dan geen ontslag geven, ook niet bij een tijdelijk contract. Wel kun je ervoor kiezen om het tijdelijke contract niet te verlengen. Is je medewerker op dat moment nog ziek? Dan doe je een ‘ziek uit dienst’-melding bij UWV, zoals eerder beschreven in dit artikel.

In de volgende uitzonderlijke gevallen mag je een medewerker wél ontslaan in de eerste 2 ziektejaren:

• Je medewerker werd pas ziek nadat je al toestemming voor ontslag had aangevraagd bij UWV. De ziekte van de medewerker was dan niet de reden voor het ontslag.
• Je medewerker werkt volgens UWV onvoldoende mee aan de re-integratie. Is je medewerker langer dan 2 jaar ziek of arbeidsongeschikt? Dan mag je ontslag aanvragen bij UWV.

Ook bij regelmatige ziekte mag je ontslag aanvragen, maar alleen als:

• de medewerker regelmatig, maar niet langdurig ziek is.
• het verzuim niet komt door slechte arbeidsomstandigheden
• de verwachting is dat de medewerker binnen 26 weken het werk niet in aangepaste vorm kan hervatten.

Transitievergoeding bij ontslag na 2 jaar ziekte

Na 2 ziektejaren geldt het opzegverbod niet meer. Je mag het dienstverband dan beëindigen. Je medewerker heeft bij ontslag nog steeds recht op een transitievergoeding. Dit is een financiële vergoeding die je als werkgever betaalt wanneer je de arbeidsovereenkomst beëindigt, of als het tijdelijke contract van je medewerker afloopt en niet wordt verlengd. Je kunt via UWV een compensatie voor de transitievergoeding aanvragen als je medewerker uit dienst gaat na 2 jaar ziekte.

Opzegtermijn bij ontslag bij ziekte

De opzegtermijn blijft tijdens ziekte hetzelfde. Jij en je medewerker moeten zich dus houden aan de afgesproken opzegtermijn.

Ziek uit dienst bij verschillende contractvormen

In het overzicht hieronder zie je hoe de situatie ‘ziek uit dienst’ eruit ziet bij verschillende contractvormen:

Zorg voor een zorgvuldige afhandeling

Een werknemer die ziek uit dienst gaat, vraagt om zorgvuldige afhandeling. Door de juiste stappen te zetten, bied je duidelijkheid en ondersteuning. Heb je vragen over de situatie in jouw organisatie? Of kun je hulp gebruiken bij re-integratie en verzuim? Neem gerust contact op. Onze gidsen denken graag met je mee over een oplossing op maat.