Bij Hogeschool Viaa in Zwolle draait veel om bezieling. Met zo'n 2.200 studenten en ongeveer 300 medewerkers is het een organisatie waar de student vanuit het hart centraal staat. Juist die betrokkenheid, die de kracht is van de hogeschool, kan ook een valkuil zijn. "Bevlogenheid kan op het gebied van verzuim ook je grootste vijand worden."

Fabian Benjamins, manager HRM bij Viaa, maakte de overstap vanuit een internationaal bouwbedrijf naar de christelijke hogeschool. De verschillen waren groot. "Bij mijn vorige werkgever draaide het veel meer om KPI's en aandeelhouders. Hier staat de mens echt centraal. Gemeenschapszin en aandacht voor zingeving zijn hier veel belangrijker."
In plaats van meteen veranderingen door te voeren, begon hij met observeren. "Ik ben eerst gaan schetsen: hoe werkt deze organisatie eigenlijk? Wie werkt met wie samen? Welke partijen spelen een rol?" Vanuit die analyse ontstond een HR-raamwerk waarin strategie, beleid en processen goed op elkaar aansluiten.

Van oplopend verzuim naar regie

De urgentie werd groter toen het ziekteverzuim begon op te lopen. "We zagen het percentage stijgen van gemiddeld 5 tot 6 naar wel 7,5 procent. Bij een stijging weet je dat de druk op collega's fors toeneemt."

Hogeschool Viaa besloot een casemanager aan te stellen die het volledige verzuimproces regisseert. Niet alleen de medewerker wordt begeleid, ook leidinggevenden en HR krijgen ondersteuning. "Die casemanager is de smeerolie in het proces. Deze zorgt ervoor dat aan alle wettelijke verplichtingen wordt voldaan, houdt het contact op gang en kijkt of iemand kan re-integreren of dat er een ander traject nodig is." Binnen een half jaar leverde die aanpak al meer inzicht op. Zo bleek ongeveer een derde van de verzuimgevallen arbeidsgerelateerd te zijn. "Pas als je dat weet, kun je gerichter ingrijpen."

 

Bevlogenheid kan op het gebied van verzuim ook je grootste vijand worden.

Preventie net zo belangrijk als herstel


Voor Fabian stopt de verzuimaanpak niet bij ziekmeldingen. De volgende stap is werken aan een cultuur waarin vitaliteit vanzelfsprekend onderdeel wordt van het werk. Fabian: "We willen dat onze mensen vitaal, gezond en gemotiveerd blijven werken. Collega’s zetten we graag in hun kracht."
Daarvoor biedt Viaa inmiddels verschillende preventieve voorzieningen aan. Medewerkers kunnen onder andere gebruikmaken van een Life Check-portal, een hardloopapp en laagdrempelige ondersteuning voor mentale weerbaarheid via gespecialiseerde coaches.
De uitdaging ligt nu vooral in het vergroten van de bekendheid en vindbaarheid. "Onze mensen weten de voorzieningen al te vinden, maar hoe optimaliseren we die route? Hoe zorgen we dat juist de preventieve cijfers omhooggaan?" Daar hoort ook een overzichtelijk aanbod bij. "Als medewerker moet je meteen kunnen zien: ik loop ergens tegenaan, waar kan ik terecht?"

Warme organisatie, zakelijker organiseren


Volgens Fabian vraagt de cultuur van Viaa om een zorgvuldige balans. Docenten en stafmedewerkers zijn veelal hoogopgeleide professionals met veel autonomie. Dat maakt besluitvorming soms iets trager. "De dialoog is hier ontzettend belangrijk. Soms neem je een beslissing die niet meteen de juiste snaar raakt. Dat hoort bij deze reis."
Tegelijkertijd ziet hij ruimte om de organisatie zakelijker te maken zonder de warmte kwijt te raken. Minder ‘overleggen om het overleggen’, meer werken volgens de bekende verbetercyclus: plan, do, check, act. "Het fundament staat. Nu gaan we het huis verder inrichten."

Een stip op de horizon


Over een aantal jaar hoopt Fabian dat het verzuim is teruggebracht naar gemiddeld vier tot vijf procent, dat medewerkers hun werk beoordelen met een 7 tot 7,5 en dat iedereen weet welke loopbaanpaden er zijn om zich verder te ontwikkelen. Zijn belangrijkste ambitie zit echter nog breder. "We moeten het goede behouden. Juist die warme verbinding is onze kracht. Maar als bevlogenheid doorslaat, wordt het een risico. Het gaat dus om balanceren."
Die combinatie van menselijkheid en structuur past ook bij wat hem persoonlijk motiveert. "Ik ben een verbinder. Ik krijg energie als ik mensen verder kan helpen. Geef mensen geen vis, maar leer ze vissen."