Als je binnenloopt in het gemeentehuis, voel je je direct welkom. De host staat klaar om je te ontvangen en van koffie of thee te voorzien. Zo proef je direct iets van de overtuiging die hier heerst, namelijk dat mensen de sleutel tot succes zijn om de gemeente steeds wat mooier te maken.
Betekenisvol werk
“We geloven dat bevlogen, toegewijde mensen veel beter in staat zijn toegevoegde waarde te leveren,” vertelt organisatieadviseur Fay Looman. Ze is er zelf trouwens een voorbeeld van. Energiek en enthousiast vertelt zij wat de gemeente voor ogen heeft. “Wij geloven dat mensen die het dichtst bij het werk staan, het beste weten wat er moet gebeuren. En zich zo betekenisvol kunnen inzetten.” Een belangrijke pijler hierin is autonomie. De gemeente geeft haar 225 medewerkers het vertrouwen en de verantwoordelijkheid om in zelforganiserende teams te werken. Dat is overigens iets anders dan zelfsturing, legt Fay uit.
“Zelfsturing kan niet in een gemeente, omdat de gemeenteraad, het college en de directie heldere kaders en doelen stellen. Wat teams wél zelf bepalen, is hoe zij binnen die kaders het werk organiseren en resultaten behalen.” Ze maakt het concreet aan de hand van haar eigen team, Mens & Organisatie (M&O). Hun doel is een bijdrage te leveren aan een zo groot mogelijk welzijn voor zo veel mogelijk mensen. Daarvoor maken ze een teamplan met doelen en beoogde resultaten en brengen ze duidelijk in kaart met hoeveel mensen en hoeveel beschikbare uren ze dat doen. Dit stemmen ze halfjaarlijks af met de directeur.
Speelruimte en spelregels
In autonomie zit echter ook een kantelpunt. Fay: “Lang was het gedachtegoed: we vertrouwen de medewerkers en we horen het wel als ze vastlopen. Maar als mensen te veel autonomie hebben, gaan ze zwemmen. En dat is niet fijn. Zelforganisatie betekent niet dat je alles zelf moet doen. Je moet tijdig om hulp vragen en op tijd zien waar je verantwoordelijkheid stopt.” Daar zijn gedragsregels voor nodig, omdat je elkaar anders niet kunt aanspreken. Naast autonomie is dus duidelijke sturing nodig. “Dat klinkt misschien als een paradox. Maar er is een manier waarop je beide kunt inzetten. Wij hebben dit verwoord met ‘speelruimte’ en ‘spelregels’. Die maken duidelijk hoeveel ruimte teams hebben en waar richting en kaders nodig zijn.” Daarbij hebben de vaste teams een aantal keer per jaar het Kompasgesprek. “De verantwoordelijke directeur vraagt dan waar ze staan en wat ze nodig hebben om het werk goed, met plezier en energie te kunnen blijven doen.”
Jong talent
Eyeopener: gemeente Krimpen heeft geen personeelstekort. Waar veel gemeenten worstelen om jong talent aan zich te binden, voelt deze groep zich wel aangetrokken tot de gemeente Krimpen, vertelt Fay. “Ik vind het niet gek dat het ons lukt. We kijken niet alleen naar een setje diploma’s, maar vooral naar competenties. In onze wervingsvideo zeggen we: we vertrouwen op jouw expertise als professional. Daarom vragen we niet om een sollicitatiebrief, maar moet de sollicitant drie inhoudelijke vragen beantwoorden. Bovendien heeft de nieuwe generatie autonomie nodig. Daar hoort flexibiliteit om je werk zelf in te richten bij. Deze dingen hebben een positief effect op de instroom van jonge collega’s.”
Fouten durven maken
Het klinkt allemaal prachtig, maar er zijn ook de nodige leerpunten. “Onze werkwijze vraagt andere competenties van medewerkers en dat past niet bij iedereen. Ook zijn er mensen die geen autonomie in het werk willen hebben; zij willen liever precies weten wat ze moeten doen. Daarom zijn er in de loop van de tijd ook medewerkers vertrokken.” Bovendien zijn ze met elkaar nog volop aan het leren, benadrukt Fay. “Onze organisatie heeft een warme, betrokken cultuur. Juist daardoor vinden we het soms lastig om elkaar kritische feedback te geven. We werken aan een omgeving waarin collega’s zich veilig voelen om successen, fouten en leerervaringen te delen. Dat noemen we ‘warme zakelijkheid’.” Voor leiders die sturing geven, betekent het dat ze ook in staat moeten zijn om te luisteren, te vertragen en aan lerend vermogen te werken. “Als je de mens centraal wilt stellen, moet je daar aandacht voor hebben en tijd voor maken.”